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年终汇报,逻辑结构可太重要了

刘润主创团 刘润 2024-02-05


观点 / Sophie   主笔 / 万青   责编 / 黄静

这是刘润公众号的第2066篇原创文章


本期内容来自刘润读书会嘉宾Sophie老师的分享。由主笔万青整理撰写。

快年终了,很多管理者很头疼。
下属工作汇报总是绕弯子,说不到重点,执行力差,怎么办?
很多创业者、管理者都告诉我:
很多人连基本功都不会。很难协作。而且,不仅影响团队,还会影响他们个人的发展。
比如说:沟通,开会,汇报。
他们经常说,我不喜欢开会听汇报。
为什么?
因为很多人没有经过训练,不懂得怎么沟通,没有重点,还浪费时间。话说得太复杂了。
年终汇报,是件大事。有逻辑,有结构的表达,很重要。‍
前段时间,刘润直播间邀请到了Sophie老师,她是畅销书《PPT演讲力》、《关键演讲》作者,精品课程《PPT演讲力》讲师。9年来,在国内北上广深等10余城市,以及受邀到海外澳洲、加拿大授课80余场,学员数万人, 遍布IBM、华为、中石油等知名企业。
她把多年来的心得,总结归纳成了一套汇报大树法则——干,枝,叶,果。
希望她的经验,能够对你有所启发。




树干,准确定位汇报主题

为什么总摸不清工作重点,每次汇报工作都被管理者打断?
在汇报和沟通这件事上,很多员工,总会犯这些错误。
第一,总是忍不住夸自己,我很辛苦,我很厉害。
讲故事,讲情绪,讲自己的不容易,但就是不说问题。
把沟通和汇报当成展现自己的机会,想让所有人都知道自己的不容易。
夸自己,是必要的。但是点到为止。
否则,会让人产生一种感觉,这个人做了太多自我包装,说话这样,做事可能就更是这样。
而且,夸自己的背后,经常是想藏问题。
说了很多好听的,难听的真问题就不会暴露出来了。这样就不会显得我无能。
但这种心态,是关注自己,不是关注问题,要不得。
直接说问题,聊事儿。
第二,死干活,不汇报。
很多人会说,我把活干好就可以了,为什么要总是汇报呢?
听上去很有道理,但实际上这是个严重的误区。
把活干好,是目标和愿望。但是要实现目标和愿望,需要对业务的理解,需要对风险的把握,需要团队的协作,需要资源的帮助。
这些变化,可能会导致项目失败。汇报,不仅是汇报结果,更多是汇报进度和过程,是及时沟通和纠偏。
死干活的结果,最后往往是干死活。想做好事情,却把活干死了。
不汇报,老板也会很担心。汇报,也是给老板一种“掌控感”。
不要误会,老板对掌控“你”没有兴趣。老板想要掌控的是“事”。
Sophie老师说,如果你死干活、不汇报,那么老板就会觉得你不可控,不信任你。
就像外卖App让用户实时掌握动态(商家已接单、骑手正在送货等)一样,汇报工作同样能让老板有掌控感、让老板高效决策。
第三,漫天飞,没重点。
有一些人说话,完全没有逻辑,找不到重点。
讲的人很难受,听的人很尴尬。
没有结构的表达,就是一团浆糊。
这是汇报,又不是作秀,话都被你说完了。
然后,一看时间,已经“汇报”说了1个小时,还没切入主题。
这1个小时里,他可能只讲了两句话:
我很辛苦。我很厉害。
确实,在许多公司,很多人就是这么汇报的。但是像这样的汇报,没有意义。
没有质量的汇报,是在浪费大家的时间。而且再出色的成绩,也会被自己这种不好的沟通败掉。
Sophie老师说,所有汇报工作也是工作的一部分,你要主动出击,学会用树枝逻辑做4P汇报,不要等老板问你时你才说。
那么,什么是4P汇报呢?
4P汇报,简单来说,就是用树枝逻辑,把汇报工作梳理出来四个关键的节点。
这四个节点分别是:计划、进度、问题、结果。
计划,负责人/执行动作/截止时间/优先级。
进度,整体情况/关键节点/数字亮点。
问题,没解决,要资源;解决了,要“炫耀”。
结果,提炼可复制的方法论。
有了这4个关键节点,就可以知道工作汇报时应该重点讲哪些内容。
就像一棵树,有了树干,有了树枝,下一步是树叶。
所谓的树叶,也就是工作汇报应重点讲哪些内容。



树枝和树叶,重点讲哪些内容

工作汇报时应该重点讲哪些内容呢?
Sophie老师说,按照刚才的4个要点,我们可以一个个来梳理。
第一,计划。
在计划里,有几个关键要素,负责人、执行动作、截止时间、优先级等等。
Sophie老师举了一个竞品调研的例子。
老板,我(负责人)马上去落实。
在此之前,我先确认一下,您要大致调查竞争对手情况,有3个要点:
客户渠道、价格体系、功能性能优劣,您看对吗?
后续我会把这些情况和我们公司的产品比对,做成PPT形式的分析报告(执行动作)。
周五前(截止时间)发到您的邮箱里,您觉得这样可以吗?您还有其他要求吗?
第二、进度。
在进度里,关键要素是整体情况、关键节点、数字亮点。
我们先来看一个整体情况的场景。
周一,领导安排了一个任务给到小高。
过了两天之后,领导问小高项目进展的如何了呢?
小高回答说:哎呀,领导,您等等,这我得去问一下客户。
一天过后。
小高找到领导说:项目被延期了。
领导又问:为什么被延期了?客户有什么诉求吗?
小高说:这个…我得再去问问。
快一周过去了,第二次周例会时,领导突然又问起来这个项目的进度。
小高回答说:因为啥啥啥,所以啥啥啥,总之啥啥啥。总而言之,所有项目都被延期了。
领导问:你怎么不早说呢?我可以给你更多的资源和人力协助你啊,那你现在还有什么别的方案吗?客户那边是什么意见?
小高回答说:您等等,我再去问问…
领导内心:………
这其实是很多管理者经常遇到的一个痛点场景:交代给下属的事儿,总是要推一推,才能动一动。
每天都操心,有没有什么事儿忘了,那件事情?是不是还没做?
然后忍不住心里愤怒,下面的员工执行力真的太差了。
我们常说所谓的执行力强,就是你不用催,能够立刻的去执行领导交代的任务,并且按时完成任务。
如果能在完成的基础之上超预期的满足领导的需求,那就更赞了。
尤其对于重要的任务,24小时内至少要有一次的反馈。
那可能有的同学会问了,如果没有进度呢?
我还需要去打扰领导去汇报吗?
没有进度,也是进度。
比如出现了什么问题,遇到了什么阻碍,需要什么资源和支持,这些都需要及时汇报。
进度汇报也是有公式的。
进度汇报=当前进度%(证据)+接下来要完成什么+预期何时能完成(如果进度比计划慢,还要加上原因/办法)
再来看关键节点,很多员工在汇报工作的时候,喜欢汇报流水账,抓不住重点。
比如一个合作项目的关键节点是什么?
是客户很难搞,过程很曲折,我付出了很多努力吗?
当然不是。
对一次汇报来说,其中的关键节点,应该是方案怎么准备?合同怎么签订?收到了多少款项?
在汇报的过程中,把一些重要的发现和阶段性的小胜利,及时的呈现给领导。
这样一来,领导可以看到你的能力和潜力,同时也可以及时纠偏。
最后是数字亮点。
老板关心的是结果,所以在汇报的过程中,一定要一开口就说重点,说和结果相关的数字,以及这些数字背后反映的成绩、问题、建议。
比如HR汇报一份工作,不应该说自己这周筛选了多少份简历,面试了多少人,多么不容易,而是在于帮助公司引进留存了多少优秀人才。
第三,问题。
在问题这个环节,其实无非两种情况,一种是搞定了问题,一种是没搞定问题。
什么是问题?
这里的问题不是指自己不懂的东西,而是说超出你能力范围的事情都是问题。
遇到障碍和卡点,要懂得及时求助资源。
不要死扛,想着扛过去完成了,给老板一个惊喜。但大部分人给到的是惊吓。
遇到问题无法解决,并不是耻辱。拖到最后无法解决,不懂得获取外界关键资源,才是障碍点。
当没有搞定问题时,可以带着一组沟通公式去找老板沟通。
公式如下:问题原因+解决方案(选项)+利弊分析。
那如果搞定了问题呢?是不是就结束了?并没有。
因为你还要让老板看到你解决问题的能力。
这个汇报也是有公式的:困难+打法+成绩。
第四、结果
所谓的结果,就是要学会提炼可复制的方法论。
员工往往只看到自己或者自己部门的那些利益,而老板看的是全局。
如果员工在汇报工作的时候,总是在邀功抱怨,甚至推卸责任,老板就会很反感。
那么好的方法是什么呢?
把工作中的经验教训,提炼总结出一套可复制的方法论。
我们一个员工,因为做对了什么事,让团队获得了进步。
这个员工太棒了。我们一个员工,不断寻找优化的办法,把生产流程缩短3天。这个员工太棒了。
我自己,因为判断失误,错失了机会。这和团队没关系。都是我的问题。
毫不居功,这都是别人的功劳。有问题,都是自己的。
这样的经理,总监,副总裁,才是可信的,才是可以托付的,才是能扛得起责任,带得起团队的。
以上,就是用树枝逻辑做4P汇报。
但是,有了4P汇报就结束了吗?
并没有,员工还得听你的,要是员工不听你的,那么再好的技巧也没用。
那怎么办?
你要最大化汇报的影响。



实,最大化汇报的影响


你在日常管理中,有没有遇见这样的问题?
是不是没有权力压制,员工就不听你的?同事也不配合你?
动用权力和惩罚的大棒去压制员工完成任务,你只能得到一个工具人。
怎么办?
能扛责,能背锅,能带领团队打胜仗。
如果你能够带领别人打胜仗,你会填坑,关键的时候能顶得上,能填补部门业绩的缺口,能解决特别棘手的问题,那么你就会成为团队短期不可替代的一个关键人物。
而如果说失败了,你还不推卸责任,还站出来主动把责任揽到自己的身上,哪怕是别人的责任。
这样下来慢慢你就会有影响力,通过影响力来影响团队,影响下属,影响每个成员。
然后从个人贡献者变为团队的贡献者,让身边的人都愿意听你的,这就是结果。
所谓的结果就是最大化影响汇报的影响力。
而这个果实,需要日积月累。
每次汇报时,讲结果,讲进度,讲计划,讲问题。
带着事实和数据来沟通,而不是带着炫耀或者卖惨的心态来沟通。
汇报,是进行工作汇报的,不是做思想汇报,更不是做故事汇报的。
不要让自己的漂亮话,超过你做的漂亮事。
务实点,不要只说漂亮话。
除了以上几点,工作汇报时还要注意几点。
比如:一句话,概括这次工作汇报的目的。
比如:工作汇报频率要高,但是时间要短。
比如:不要轻易越级汇报工作,除非获得直属领导的许可。
你看,工作汇报就像浇水种树,从种子到树苗,从树苗到大树。
从树干到树叶,再到果实。
这里面,要有主题,有结构,有逻辑。
一步一步的往下延展,推进。




最后的话

小结一下。
下属工作汇报总是绕弯子,说不到重点,执行力差,怎么办?
Sophie老师说,可以按照树干、树枝,树叶的逻辑辅导下属进行梳理。
树干,准确定位汇报主题。
树枝,汇报工作的四个要点:计划、进度、问题、结果。
计划,负责人/执行动作/截止时间/优先级。
进度,整体情况/关键节点/数字亮点。
问题,没解决,要资源;解决了,要“炫耀”。
结果,提炼可复制的方法论。
树叶,工作汇报时应该重点讲哪些内容。
快到年底了,很多公司马上要准备开年会,做年终总结。
年终总结,结果不好,怎么汇报?
很多人下意识的开始把责任往外界推。
比如:怨天,大环境不好。
怨地,目标不合适,领导不重视,部门不支持,员工不配合,友商不地道。
怨空气,不汇报等于不信任。
但Sophie老师说,这些其实都是千万不能做的事儿。
那年终怎么汇报?
Sophie老师给了一组公式:不足之处+原因+改进+局部亮点。
同时,标题要亮,逻辑要清晰,引言要精(总览今年要做的事),业绩要显,要列举不足之处,计划要细,感谢要具体。
Sophie老师举了个例子:
领导指出的不足和问题,未达成的绩效目标,公司、业务、团队哪里需要补哪里。这些都是不足。
写不足的目的,并不在于承认错误,而是向失败要回报。
那怎么改进呢?
改进不是说,我要改,一句空话就结束了。
所谓的改进,是要有执行策略、落地计划(时间、结果)。
没有策略,不会计划,改进等于空想。
那局部亮点怎么说呢?
主要有3点:埋种子,已发芽,能开花。
埋种子:你有没有探索出新模式,新方案,新项目?
已发芽:这些方案有没有初见成效(能跑通,有基础数据等)被验证+低成本流量?
能开花:这些动作执行后,你预计业绩能增长多少?
另外,Sophie老师还特别强调,千万不要借着年终总结打小报告,不作死,就不会死。
以上,就是年终总结的逻辑和框架。
祝愿你的团队,年终工作汇报更高效,少开无聊会议。
祝福。
*文章为嘉宾独立观点,仅供参考。


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