干货丨数据分析之前期准备（上）

上周完成了问卷制作，我们终于可以进入到数据部分啦（撒花）~不过在具体的分析之前，还有一个准备步骤，那就是要把原始数据处理成我们可以分析的样子呀~

萜妹之前看学弟学妹们做数据准备的时候发现，小白们通常不知道哪一步该做什么，导致费时费力还偶尔需要返工。

另外，大家好像比较常用SPSS而忽视了Excel的作用。作为office的狂热粉，萜妹真心觉得在数据的准备过程中，Excel能提供非常大的助力，所以想和小可爱们分享一些Excel的小技巧呀~

那我们开始吧~

（注：处理方式并非唯一，萜妹只是分享个人经验~）

本期推送目标：掌握推送中提及的技巧

从回收的问卷数据变成待分析的可处理数据需要经过：录入、配对、筛选、反向、变量化等步骤。而萜妹通常会在Excel中完成这些步骤，再把数据导入SPSS。

与SPSS相比较，Excel的优点在于：它可以实时更新与批量操作（会在后续描述中体现）。

• 实时更新：有新的答卷补充进来时，也可以快速处理为待使用状态；

• 批量操作：可批量形成新变量。
  

接下来萜妹给小可爱们介绍并示范用Excel处理数据的全过程，以及其中的一些技巧和经验啦~

第一步肯定是要将问卷数据录入Excel，在这个过程中，萜妹会进行初步的筛选与标记。

前期准备工作

在问卷发放前，萜妹通常会设计出《问卷说明》与《原始数据》两个模板；

①根据问卷内容，设计Excel版《问卷说明》；

做这一步的好处是：把《问卷说明》与《原始数据》打包发给他人，他可以快速得知每个题项的意义。

②根据问卷内容，设计Excel版《原始数据》；

通常我会把问卷第一个题项高亮，这样有利于问卷输入时定位。

接下来，纸质问卷与电子问卷的操作有所不同~

电子问卷操作步骤及技巧

（1）在网站上下载好电子问卷的答卷，并删除【所用时间】外的其他网页自带结果；

（2）删除重复项；

有的员工会重复填写问卷，为避免这种情况，可以在问卷星里直接设置：一个IP/设备只能作答一次。如果没有设置，那么需要在Excel里排除重复值。

萜妹通常以【Tel】为鉴别重复值的依据，具体步骤如下（需结合视频观看）：

①排序；

【Ctrl+A】选中全部单元格 ➔点击【排序和筛选】➔点击【自定义排序】➔按【Tel】升序

②拖至表格末端，处理异常值；

③再排序；

④条件格式（使重复值更明显）；

选中【Tel】列 ➔点击【条件格式】➔点击【新建规则】

选择【仅对唯一值或重复值设置格式】➔点击【格式】

选择【填充】➔选中某一颜色➔点击【确定】

⑤删除重复值（或者标记重复值）。

（3）标记异常值；

①将【所用时间】的“秒”替换为“ ”，否则排序时会按照文本逻辑，而非数字逻辑；

②按【所用时间】排序，筛选填写时间过短的问卷，如均选中立值这种。

纸质问卷录入步骤及技巧

• 纸质问卷录入技巧

【借助键盘】在不出错的情况下，全程可以只用【Tab】键、数字键盘、【Enter】键和【Home】键完成数据录入。

为什么我推荐用Excel录入问卷，因为在这里可以用键盘减少很多步骤。

技巧一：进入后一空时，使用【Tab】而非【→】

• 在整行使用【Tab】转换且输入无误时，直接【Enter】可进入下一行的起始输入列。此时不需要鼠标操作，可直接继续录入下一份问卷。

• 而使用【→】再按【Enter】只能进入下一行的同一列，需要额外操作定位到起始输入列。

技巧二：【Home】键可快速回到行首

比如录完一组员工问卷需要再录领导卷时，按【Enter】会回到员工起始行，而按【Home】则可以回到领导起始行。

【巧用公式】利用MID()公式可批量录入!!!（重点）

如何在上述技巧上再简化操作，萜妹想到的就是MID()公式。

MID(Text，X，N)含义是从目标文本的第X个字符开始，提取N个字符。

具体操作方法的文字描述不太好写，小可爱们可以自行尝试，如果不会可以也看视频。

另外要注意的是，目标文本不宜过长，个人感觉最好不要超过7个。此外，全部录完后，最好以仅保留文本的方式将其复制到新的文件里，以便后续。

【利用替换】如果涉及到月份时，可以先按月份输入，最后再替换为小数。

①先按【年份.月份】的形式输入；

例如，工作1年3个月可先输入为1.3；2年11个月个可输入为2.11；3年10个月可输入为3.01。

10月份的时候输入其他数字也行，反正重点是不需要思维加工。这样在每次到月份时可以不需要心算或者记忆。

②全部录入结束后，统一替换。

替换的时候要小心顺序，有可能需要二次替换。

• 常见问题及处理方式

【团队内成员较多时】在问卷录入前先将每组问卷大致浏览一遍，按问卷质量编号。

为了核查，纸质问卷通常需要手写编号。这时候萜妹会选择先看一遍问卷，再排序、编号。

这样操作的好处：

• 第一，有利于后期的问卷筛选；

• 第二，心里大致有个谱，不然边录边发现问卷质量不好，容易影响工作积极性。

【多时点的匹配问卷】在时点1时，先录领导卷，再录员工卷。领导卷与第一份员工卷位于同一行。

后续员工的领导卷部分先空置，等最后处理完再一起填充，前期保持空置方便查看。

【存在异常值】问卷录入时，遇到异常值可分颜色标识，以下为常见异常：

• 出现漏填、多填的情况；

• 所有变量均选中值，如全部问卷都选4；

• 组内重复度过高，如前后问卷所有题目取值相同。

今天没有啦啦啦了，因为萜妹我完全没想到这篇推送会写这么久，以及还只写完了第一个部分。在我提前准备好大纲的情况下，这篇推送花了我七个小时，简直不可思议（其中起码三个小时花在跟视频作斗争，我太菜了）。

所以为了今天能按时更新，这周只有上卷啦~希望下周能更新下卷，千万不要再来个中卷了。

另外，如果有小可爱还是喜欢用SPSS处理问卷，可以考古萜妹以前的推送（往期推送第三篇）。毕竟萜妹写本科毕业论文的时候使用的是SPSS呀~

最后小可爱们，我们下周见吧~

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