公安声像档案管理办法（2002年）

公安声像档案管理办法

（公安部  2002年）

第一章  总  则

第一条  为加强公安声像档案的规范化管理，维护公安档案的完整和安全，充分开发利用声像档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局以及公安部的有关规定，制定本办法。

第二条  公安声像档案是指公安机关在履行职责活动中形成的有保存价值的以记录声像和影像信息的照片、录音、录像、影片、唱片等载体材料的历史记录。公安声像档案是公安档案的重要组成部分，是公安工作真实的历史记录。

第三条  公安声像档案实行主管（办）单位进行收集、整理，档案部门集中统一管理的原则，任何单位和个人不得以任何理由据为己有或者拒绝归档。

第二章 归档范围和整理

第四条  公安机关在以下活动中形成的、办理完毕的、具有保存利用价值的声像档案材料均应当归档:

（一）党和国家领导人及县（区）以上党政机关主要领导人视察、检查本辖区公安工作时形成的声像材料;

（二）县（区）以上党政机关召开的有关公安工作或研究公安工作的重要会议形成的声像材料;

（三）县（区）以上公安机关和本机关组织实施重大行动、活动中形成的声像材料;

（四）本机关主要领导参加重大活动中形成的声像材料;

（五）本机关召开的重要会议形成的声像材料;

（六）本机关侦破各类重大刑事案件、处理重大事故及处置各种突发事件中形成的声像材料;

（七）本机关组织或参加重要外事及学术活动中形成的声像材料;

（八）本机关科研活动中形成的声像材料;

（九）本机关举办的各种纪念活动、召开的表彰奖励大会所形成的声像材料;

（十）记录本机关办公地址、重大工程建设开工、竣工仪式等活动形成的声像材料;

（十一）反映本机关警用装备变化的声像材料;

（十二）本机关举办各类展览活动及对外宣传、出版工作中形成的声像材料;

（十三）本机关历任领导人、全国公安系统英雄模范、功臣烈士及有突出贡献的科技人员的声像材料;

（十四）本机关荣获省（部）级以荣誉奖励证书、奖旗、奖杯的声像材料;

（十五）本机关摄制或与有关部门共摄制的反映公安保卫工题材的声像材;

（十六）本机关对外交往中接受馈赠的各种纪念物品的声像材料;

（十七）其他具有保存价值的声像材料。

第五条  声像材料的整理由主管单位按不同载体分别整理，保持原貌。归档的声像材料一般应当是原版、原件，可以经过必要的整理编辑，内容应当完整，声音、图像清晰，同时附有详细的文字说明。

声像材料的密级划分由主管（办）单位按公安工作中国家秘密及其密级具体范围的规定制定。

第六条  照片档案的整理

照片归档应当由照片、底片及文字说明三部分组成。照片和底片分别整理、编号和存放，并注明参见号。底片损坏或遗失的，可以对照片进行翻拍。

（一）照片的整理方法

1.照片的分类。分类应当保持前后一致，同一全宗内照片一般按年代、问题进行分类。

2.文字说明的编写。每张或每组照片都必须有文字说明，概括揭示事由（照片影像所反映的事件、事物的情由）、时间（事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间）、地点（被摄物报在的具体地点）、人物（照片影像上主要人物的姓名、身份）、背景（对提示影像主题具有一定所用的背景）、摄影者（照片的拍摄单位和拍摄人）等六要素。文字说明语句应当简洁、通顺，一般不超过 200字。

3.一般应当以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应当加总说明表（见附表一）。大照片的说明，可以另纸书写。

4.每张(组)照片应当有符号说明，其项目有照片号（案卷内照片的顺序号）、底片号（在全宗内编顺序号）、参见号（与本张或本组照片有联系的其他类档案的档号）。

5.照片的组卷

（1）将同一问题的照片与说明一起按时间顺序排列，固定在卷内芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mmx210mm。照片必须固定在芯页正面（装钉线右侧）。案卷内的芯页以三十页左右为宜，顺编页号。

（2）填写卷内目录:以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录（见附表二）。

（3）编写照片号:以卷内照片的排列编照片号。每一案卷从1号开始编照片号。

（4）拟写照片题名:在保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明缩写成照片名称，字数不超过50个字。

（5）填写卷内备考表（见附表三）。卷内备考表应当放在案卷的最后一页。

（6）大张照片应当与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备注栏内注明“大张”。

（二）底片的整理方法

1.底片的分类。同一全宗内的底片按时间顺序编底片号。底片号应当用铁笔横排刻写在胶片乳剂面右上角的片边外。

2.底片放入底片袋内保管。底片袋的右上方应当标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬约包装并注明底号。

3.按底片号顺序将底片插入底片册。底片册由297mmx210mm的插袋式芯页组成。

（三）照片档案的装具。可按国家《照片档案管理规范》，使用照（底）片册、底片袋（盒）、卷筒纸芯装具。

第七条  录音、录像档案的整理

（一）录音、录像档案的分类。应当按照年度、内容进行分类整理，再按接收时间顺序编号。

（二）录音、肃像档案以盒（盘）为保管单位。一个保管单位编一个号，同一内容分录数盒（盘）的应视为一个保和单位，标明分盒（盘）号。

（三）录音、录像档案的编目。应当填写案卷目录（见附表五）和盒（盘）内目录（见附表六）。盒（盘）内目录有多个专题内容的要逐条填写内容说明（见附表七）。

（四）录音、录像档案的装具。应当装入专用盒（套）内。盒（盘）的 正面的脊背面要贴标签。录音带盘正面和脊背面需填写的内容（见附表八）;录像带盒正面和脊背面需填写的内容（见附表九），盒套上需标注的内容（见附表十）。

第八条  影片档案的整理

（一）影片档案以部为单位进行整理，按照影片形成的时间顺序编号，每部影片编写一个案卷号。

（二）影片档案的编目。影片档案编制总案卷目录。影片应当编写简介，说明影片的内容、用途、规格和片长(计算至分)。

（三）影片档案的装具。每盒影片盒上应标注影片片名、片长、制片单位、摄制时间、总盘数、分盘编号、案卷号和影片拷贝编号。

第九条 唱片档案的整理

（一）唱片档案应当按片种、规格、内容分类，分别保管。

（二）唱片档案的编目。唱片档案分类后按时间顺序排列编号。唱片档案归档应当附有文字说明材料。

（三）唱片档案的装具。唱片归档应当用透明塑料袋封装，再套封套。文字说明及唱词应当放在封套与塑料袋之间。唱片应当竖放在架上并适当夹紧，以防变形。

第三章 移交和保管

第十条 声像材料归档，应当随其他类别档案同时归档并向档案管理部门移交，移交时填写登记表（见附表十一）。

第十一条  档案管理部门接收声像档案时，应当认真检查照片、底片和文字说明是否齐全和符合要求。对录音带、录像带应当上机审听审看，核对内容与说明是否相符。移交时交接双方应逐一清点并办理移交手续。

第十二条  声像档案应当根据不同的载体，使用专门装具分别整理保存。

（一）保管声像档案应当设置专用库房，配备必要的声像装具设备。专用库房温度应当保持在15--27℃，日变化幅度不超过±3℃;相对湿度应保持在40--60%，日变化幅度不超过±5%;最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。应当有防高温、防火、防尘、防磁、防光、防虫（鼠）、防潮、防有害气体和温、湿度测量仪器等设施。

（二）接触底片的人员应当戴洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。

（三）库房内和附近不得有易燃物品，严禁出现明火;配备档案库房专用灭火器;避开磁场;定期检查声像档案库房的电器等设备运转情况，发现问题和隐患及时处置。

（四）保存的录音带、录像带，每二年倒带一次;照片和底片二年检查一次，以防变质、损坏。

第十三条  声像档案的编号由全宗号、类别号、目录号、案卷号四部分组成。

（一）全宗号:按照公安机关档案类别划分与档案号编写办法填写。

（二）类别号:用汉语拼音大写字母S作为声像档案的代号，声像档案（S）属类下，分别划分各个种类。其中S1是照片档案(S1.0是底片)，S2录音档案，S3是录像档案，S4是影片档案，S5是唱片档案。

（三）目录号:按不同种类分别编制。目录号的构成包括两部分:种类 代号+阿拉伯数字序号。

（四）案卷号:不同类别的案卷从1号按顺序编起，依此类推。

第十四条  公安声像档案应当按同一会议，同一活动，同一案件，同一项目为单位立卷，分别编写案卷号和参见号，案卷号不得重复。

第四章  利  用

第十五条  声像档案应当为各业务部门提供信息资源服务。档案管理部门应当建立必要的声像档案检索工具和专门阅览场所及配备专用的检测器材，为业务部门侦破案件、编史修志、举办展览等活动提供声像档案。

第十六条  建立声像档案各项规章制度，确保声像档案的安全和保密。

（一）任何单位和个人未经批准不得私自翻拍、复制、剪接、消磁、涂改声像档案;

（二）借阅声像档案应当有严格的审批手续，对具有珍贵历史价值的声像档案，一般只提供复制品。复制声像档案由档案部门负责;

（三）声像档案的鉴定、统计和销毁，应当根据声像档案的特点结合其他类别档案管理的有关规定执行;

（四）对违反规定，造成声像档案丢失、损毁、失泄密者，依据档案法和保密法及有关规定，追究有关人员和所在单位领导责任。

第五章  附  件

第十七条  本办法适用于各级公安机关。铁道、交通、民航、森林公安机关和海关侦查走私犯罪公安机构参照本办法执行。

第十八条  本办法由公安部档案局负责解释。

附件: 公安声像档案保管期限

一、下列档案列为永久保管

（一）党和国家领导人及县（区）以上党政机关主要领导人视察、检察本辖区公安工作时形成的声像材料;

（二）县（区）以上党政机关召开的有关公安工作或研究公安工作的重要会议形成的声像材料;

（三）县（区）以上公安机关和本机关组织实施重大行动、活动中形成的声像材料;

（四）本机关主要领导参加重大活动中形成的声像材料;

（五）本机关侦破各类重大刑事案件和处理重大事故及处置各种突发事件中形成的声像材料;

（六）本机关历任领导人、全国公安系统英雄模范、功臣烈士及有突出贡献的科技人员的声像材料;

（七）本机关荣获省（部）及以上荣誉奖励证书、奖旗、奖杯的声像材；

（八）记录本机关办公地址、重大工程建设开工、竣工仪式等活动形成的声像材料;

 二、下列档案列为长期保管

（一）本机关召开的重要工作会议形成的声像材料;

（二）本机关组织或参加重要外事及学术活动中形成的声像材料;

（三）本机关科研活动中形成的声像材料;

（四）本机关举办的各种纪念活动、召开的表彰奖励大会所形成的声像材料;

（五）本机关举办各类展览活动及对外新闻宣传、出版工作中形成的声像材料;

（六）反映本机关警用装备变化的声像材料;

（七）本机关摄制或与有关部门共同摄制的反映公安保卫工作题材的声像材料;

（八）本机关对外交往中接受馈赠的各种纪念物品的声像材料;

（九）其他具有保存价值的声像材料。