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修稿时答复审稿人具体意见的三段结构

学位论文写作 学位与写作 2023-02-13
几乎所有的期刊都要求作者在上传修改稿时,同时上传一个针对每位审稿人审稿意见的一封答复函。按要求书写答复函,一方面可以帮助更好地修改论文,另一方面可以建立与审稿人之间的良好关系,让审稿人在接下来的审稿中减轻负担,并提高做出正面评价的可能性。
我们收到的审稿意见一般有三个部分。首先是一个概述,末尾有一个推荐意见,中间是具体意见。与此相对应,建议答复函分解成一般性答复(general reply)和具体答复(specific reply)两部分。
一般性答复部分
对应审稿意见中的概述和推荐意见,可在答复函中的第一段进行一般性答复。在一般性答复中,应对审稿人进行致谢,说明审稿意见有何帮助。指出是否按要求修改了论文。最后指出是否在上传的修改稿中对修改之处进行了标亮。
统一答复与具体答复分解举例


如果修改稿有重大修改,例如添加了图形、补充了实验、拓展了研究范围、得到了新的结果等,则一般性答复应写给所有审稿人,以便所有人都知晓你有什么大的修改。尤其对于不同审稿人的意见有冲突的情况,可以在这里说明一下你是如何权衡的。

具体答复部分

接下来的具体答复是写给其中一位审稿人看的(期刊一般要求给每位审稿人单独写一份答复函)。我们收到的每一位具体的审稿人的具体审稿意见,会以以下形式之一给出:
  1. 排列成条目, 如point 1, point 2,...。
  2. 包含主要意见(major points)和次要意见(minor points)两部分,各自给出条目。
  3. 分段给出意见,不列条目。

对于第1种和第2种情况,可以逐条答复。对于第3种情况,以及前两种中那些没有写成条目的段落,可以逐段答复,自己给各段的答复编号。

对于每一条或者每一段,也可以视情况将其分解成若干条或若干段,但标注序号时,应能让审稿人能区分原属于第几条或第几段。

对于原有或人为分解出来的每一条意见,建议按以下三段结构答复。这三段分别对应原有意见、你对意见的回应以及你是如何修改的。

答复每条评论的三段结构
意见n (Point n) 

审稿人Referee)将第n条审稿意见拷在这里。字体可以使用意大利体

回应(Reply申明你是否认同审稿人的这条意见或评论。如果认同,简要指出你将如何做(例如,将对其进行修改、补充、改正等等)。如果不认同,说明你的理由。字体可以用黑体

修改(Change, How the paper is modified):如果你认同审稿人的要求修改的意见,那么在这里指出你在论文中如何进行了修改,包括指出修改内容出现的位置,以及是否有其它相应的调整。如果添加、更正的内容较短,可以拷贝在这里。如果太长,则可摘录一些修改内容放在这里。字体可以使用正体,拷到这里的内容建议放在引号里。


需要特别强调的是,无论你是否认同审稿人的某条意见,在回复该条意见的第二段(回应)中,尽量以感谢开始。即使觉得审稿人毫无道理,也应该首先指出自己没有说清楚,让审稿人误解了。这是因为,审稿人是义务为你审稿的,也是编辑请来帮助给期刊把关的,不是请来和你斗争的,也不是请来说好话的。另外,审稿人也不一定明白你写的所有内容,因此可能产生误解。不管出现何种情况,你的目的是发表,因此,善待审稿人肯定比激怒他们更有利于审稿朝健康方向发展。

三段结构举例


 
补充阅读
以下给出的参考文献不仅涉及如何书写答复函,也涉及如何书写审稿意见。比较两种问题的介绍,可以帮助我们更好地写出答复函。

Ushma S. Neill,2009  How to write an effective referee report, The Journal of Clinical  Investigation,Volume 119, Number 5,pp1058-1060, https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2673849/

Alan Meier, 1992 How to review a technical paper,Technical Note,March 27, 1992), http://www.cs.colostate.edu/~cs656/alan-meier.pdf

Elisabeth Pain, How to review apaper,Science,Sep. 22, 2016

John Greco,2019  How to write a referee report, In The Philosophers' Cocoon。Posted by Helen De Cruz on 07/12/2019 at12:40 PM in Guest post, How to write philosophy, Profession, Publishing https://philosopherscocoon.typepad.com/blog/2019/07/how-to-write-a-referee-report-john-greco.html   

W.S. Noble WS, 2017  Ten simple rules for writing a response to reviewers. PLoS Comput Biol 13(10)  e1005730

Proof Reading Service (PRS),How To Reply to Peer Review Comments when Submitting Journal Papers,Proof-Reading-Service.co



(完)

撰文 | 学位论文写作工作组

排版 | 琳月

校对 | 白、苗


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