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外事礼仪 | 外事接待中的车辆安排

文泉 走近外交 2024-03-01

作者:文泉

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曾任职外交学院;留学新加坡国立、美国哈佛等大学;出访过40余国,有丰富的礼仪教育、培训和实践经验,长期在海外学习、工作及生活浸濡;出版有《国际商务礼仪》等书;曾获中国中央国家机关优秀青年称号。 


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一次接机失误

在一次外事接待工作中,接机司机把车停在一个大柱子旁边,没想到的是,这个地方居然没有手机信号。当外办领导把代表团引领到原本说好的位置等司机把车开过来时,反复拨打司机手机,却怎么也联系不上他,导致代表团在寒风中足足等了近半个小时。

由于代表团来自赤道地区,多数外宾特别是女宾着装都比较薄,而当时正值北京寒冬,这近半个小时的等候导致代表团成员多人感冒发烧,后面的行程也因此发生了很大的变化,造成了比较负面的影响,也影响了此次外事活动的效果。



对于如何更进一步地做好外事活动中的车辆安排,首先需要从理论高度来看待“为什么交通安排很重要”这个问题。


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首先,交通工具需无缝链接。交通最重要的概念是链接、连通,即英文当中的“Connectivity”。如果从这个概念来看待外事接待当中车辆安排的意义,我们就可以搞清楚车辆安排工作中的重点在哪里。这个重点就是接机、送机和在各种活动之间转场的车辆安排一定要尽可能做到无缝链接,避免出现“人等车”的现象。要做到这一点,对车辆和司机的管理,特别是与司机的及时通信就显得非常重要。


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其次,交通也是一种交流。车辆不仅仅是一种运输工具,它还承载着很多交流的信号和讯息。比如安排的车辆是商务型(公务车)还是家用型,车内的气味是否清新,安排什么品牌的车辆,司机的服务态度、个人仪表情况,随车是否配有矿泉水等,都体现着组织方多方面的考量。当然,这也是组织方安排水平和能力的体现。

就目前而言,大多数国家的公务车一般都使用三箱四门的轿车,车身颜色一般都为黑色,内饰基本维持原车配置,不额外增加装饰。一般来说,对于重要的外宾,应该尽量使用高档一些的公务车接送,这样不仅舒适一些,更重要的是安全。


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车内应配置一些比较好的矿泉水、面巾纸和手机充电器。

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车内的空气要清新淡雅,温度适中。

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司机要着装整齐,仪表良好,没有口气、体味等;同时服务态度要好,回答问题尽可能精炼干脆,驾驶平稳;除非必要,在开车过程中,不接打电话等。



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再次,安全性因素需重点考虑。不但车况很重要,司机的经验、资质、身体状况等都必须是考虑的因素。

另外,对于车辆、乘客是否投保,这些保险、资质等是否在有效期之内,行车路线和路况等,都需要给予全面的考量。


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最后,车内位次排序需了解清楚。


小轿车


就最为常见的两排座小轿车来说,在有专职司机的情况下,最尊贵的位置是后排靠右的位子。其次是后排靠左的位子,再次是副驾驶座的位子。一般来说,副驾驶的位子是留给助理、秘书或者翻译的。如下图:



需要说明的是,如果是主人驾车,那么最好的位次是副驾座的位次,其次是后排靠右的位置,再次是后排靠左的位置。


商务车


以商务车为例,如果有4~6人乘车,那么7人座的商务车较为适宜。这种车型如何安排位次呢?如果有专职司机,那么车内的最佳位子是第二排,其次是第三排,第一排副驾座的位子一般是给助理、翻译或者保镖的。如下图:



如此排序的理由除了舒适度外,还有时间上的考量。乘车人数较多时,不能让位尊者等候位微者,正确的做法是位微者全部上齐之后,位尊者上车即可开车。如果主人方没有人为1号位关门,那么就应由坐在6号的人为1号关门。

需要补充的是,一排中尊位没有十分严格的限定,司机后面的位置也可以成为尊位。比如车内只有一主一客两个人,如果主方人士身份、级别较客人低许多,那么主方人士应该坐在副驾驶的位置上。如果主方人士与客人身份、级别相当或者相差不大,二人可同坐于车内第二排。

考虑到要为客人开门与关门,把司机后面的位置当成尊位,主方人士坐在副驾坐后面的位置,也是较为妥当的安排。

总之,第二排优于第三排,第二排哪一个是尊位需要考虑安全因素、时间因素、开关门因素等,要视具体情况判定。


面包车


以面包车为例,如果是4排9座、5排11座,甚至排数更多的面包车,在有专职司机的情况下,同样遵循第二排为尊的原则。如下图:



需要说明的是,如果驾车人是主人,那么尊位就会变成副驾驶。


大客车


以大客车为例,如果是多排多座的大客车,总体原则是除司机那一排外,“越前越尊”。至于一排中哪一个位置最尊,可以遵循“靠窗为尊”、“以右为尊”、“以中为尊”的原则,还可以遵循离走廊近的“便利为尊”。在此不再细分,还可依据位尊者个人偏好决定。如下图:



总之,对车辆安排这一环节,需要考虑它的连接性、安全性、信息性与礼仪性。车辆安排是否妥帖,在一定程度上反映了主办方的组织能力、管理能力,以及对外事活动的态度等。因此,对这一环节要高度重视。



— END —


文字 | 《新编公务员外事礼仪》 文泉

图片 | 外交官说事儿

编辑 | 走近外交 霖霖



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