内控连载17:招标采购过程中的内部控制
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案例简介
金钱开道,各个招标环节轻松破 据媒体报道,为了获得一起标的额5500多万元幕墙工程,投标人广东金刚公司在各个环节中用金钱开道,腐蚀了招投标过程中几乎所有关节,被收买的人中有甲方代理公司、有专家评委、有竞争对手、有招标中心,并在这些被糖衣炮弹击倒人员的帮助下,“合法”中标,从前期到收尾,硬是靠着赤裸裸的行贿拿到了中标通知书。
2008年,南京一家研究所幕墙工程开始招标,为了防止打招呼说情的情况,该研究所委托江苏某工程咨询有限公司作为代理,对这个幕墙工程进行公开招标,这个任务落在了该公司项目经理周成阳身上。周成阳委托南京市工程建设项目货物招标投标中心(简称市货招中心)招标。
这块“大蛋糕”引起了从事幕墙业务的广东金刚公司王强注意,一起大案由此引发。王强很快就将周成阳约出来吃饭。席间他得知,这个工程招标统一由评委进行打分,综合得分高的公司将能够中标。打分7名评委中有1名是某研究所的,其余6名专家由市货招中心随机抽取。王强塞了2万元给周成阳,并达成口头约定:广东金刚公司如果中标,将支付25万元给周成阳。
“甲方态度很重要,如果甲方排斥你,专家给你的分数再高也没有用。”王强为此赶紧通过各种渠道联系某研究所的相关负责人,但却吃了闭门羹。他只得将目标转向了评委。
周成阳在饭桌上答应帮忙搞到评委名单,但是广东金刚公司的董事长何烈却给王强布置了一个“双保险”:如果周成阳弄不到名单怎么办?是否可以直接从市货招中心那里得到?王强一番打听得知,朋友涂兵与市货招办负责抽取评委的具体工作人员戴芳芳熟悉,就托涂兵给戴芳芳送去了5000元和两盒大闸蟹。
2008年10月1日,戴芳芳开始电脑随机抽取3名本地评委,她的身边站着自己单位的两名领导、周成阳以及两名公证处工作人员。虽然公证处能够证明这是随机抽取,但戴芳芳和周成阳事后立刻就将3名本地评委的名单分别告诉了王强,而此前几天王强已经从戴芳芳那里得知了3名外地评委的名单。并对评委进行贿赂。
对于广东金刚公司来说,2008年10月21日是特别忙碌的一天。除了给评委行贿,王强等人还在忙着给竞争对手行贿。“一旦价格报偏了,与均价差得离谱,那么被淘汰的可能性就很大。如果能够得到其他公司的报价,那么我们定价就方便了。”投标入围单位总共有6家,王强决定以每家5万元的价格,收买其他公司的标底。经过他和刘军的一番联系,深圳、重庆和上海的3家公司业务员答应了他们的条件。
2008年10月22日就是评委打分的时间。7名评委一起来到市货招中心,对这6家入围公司的标书进行考察评分。除了甲方代表,6名评委有5名收了钱,结果可想而知。专家评分结果:广东金刚公司第一名。
2008年11月26日,南京市纪委领导收到一封匿名举报信,市纪委迅速行动进行调查,这起被包裹在合法外衣下的串通招投标大案渐渐浮出水面,相关人员将受到法律制裁。
招标采购是提高采购质量和效率并且降低采购成本的有效方式之一,但从实践中看,一些企业招标采购未起到预期控制效果,分析其原因,从外部环境来说,是由于我国招投标市场还很不规范,存在投标围标、陪标、串标、恶意低价接标、收买评委等不正常现象,损害招标采购方利益;而从内部原因来分析,则是招标采购方招标流程存在缺陷,招标流程不够严密、规范和有效。
在此对我国企业招标过程各环节常见问题及对策作一剖析。
1
职责分离不够。
在招标几个重要环节,在由单位自行组织招标时,“编制招标书、发标、回标、开标、评标、决标”等职责基本都是由采购实施部门(或工程项目管理部)主导完成的,虽然评标是由招标管理小组进行的,招标管理小组员也采购实施部门(或工程项目管理部)人员构成,由一至二个部门从头到尾完成招标是不符合内控要求的,因此,要注意对邀标与评标、开标与评标、评标与决标等职责要适当分离,并建立监督措施。在委托招标代理时,应选择合适的招标代理单位,并对招标代理工作进行必要监督。
2
发标。
在选择投标单位和发标环节,在邀请招标时,通常由招标工作小组拟定三家或以上邀标对象,主观性很大;在公开招标时,则由公司则在公司网站公示,并向熟悉的供应商单位发出通知,由项目公司接受投标单位的报名,但在选择入围单位上,权限仍主要集中在项目管理人员。由于没有供应商名录,是由工作小组主观决定虽可入围参加投标工作,导致在招标开始阶段就可能使得将一些真正优质的供应商被排除在外,而与甲方人员关系“密切”的供应商单位则相对容易入选。
3
开标。
一些甲方公司公开开标时,将各家投标单位名称、投标报价及服务承诺登记到开标记录表,由投标单位代表在开标记录表上签字确认。这种做法带来弊端是各家投标信息都没有秘密,在评标后与意向中标单位谈判时比较被动,很难要求对方再降低价格或给予优惠,因为意向中标单位已经了解到其他投标单位的底牌,便不再给予降价。
4
项目招标未编制标底,对低价接标的风险防范不足。
在操作中,一些公司人员谈到招标方式的一个困惑,即招标时通常选择报价低的单位,但低价中标单位的质量、服务有时却不能满足工程需要。造成这个问题原因是,有些投标单位故意压低价格以求中标。而甲方公司由于未聘请专业人员编制标底,使得评标时不能判断报价合理性,而单纯以价格高低来评标,可能导致投标单位以恶意低价投标的风险,并在中标后实施过程中逐步要求提高报价。
5
评标方式和过程存在缺陷。
一些单位评标时主要是依据标书以招标领导小组开讨论会、发表意见来进行,某些甲方招标是由招标小组进行,评标过程主观,缺少客观的评标依据。根据招标小组开会讨论,由参与评标人员投票,决定中标单位。这种评标方式的缺点有:评标人员主要是公司不同级别管理人员组成的,在讨论中标单位时,可能会导致高级别管理人员的意见倾向会影响到下属管理人员;缺乏明确的评分标准,主观随意性较大。
6
缺乏询标环节。
在评标之后,决标之前,没有询标环节,在决标后,与投标单位进行商务谈判,往往难有成效,因为对方知道它无论让步与否,都能拿到合同,就不愿再作让步。因此,在决标之前,应根据评标结果的顺序,进行询标,争取更优惠的条款。根据询标情况,再报送领导审批,决定最终中标单位,签订合同。
7
招投标缺乏“保密制度”、“回避制度”等规定
没有保密制度及相关具体措施,导致投标单位能打听到竞争对手信息,从而会串标或根据对手投标情况来调整标书,不能真正发挥投标的竞争作用;而评标过程没有回避制度,则可能导致评标人与投标单位存在利益关系时,仍然参与评标,则评标会失去公平性。
8
招标流程操作缺乏操作时限规定。
由于从开始准备招标到最后谈判、签订合同等,涉及到多个部门的参与,时间较长,由于流程缺乏明确的时限规定,导致招标工作有时拉得很长,而不能及时满足项目需要,一些项目便以工作效率为由,不愿意采用招标采购,因此,需对招标过程的操作时限加以规定。
附:招标内控及审计要点(来源于中国会计视野网友的整理)
序 | 项目 | 主要风险 | 关键控制点 | 业务部门 | 内审部门 | 备注 |
1 | 招标计划阶段 | 1、招标无计划、导致预算混乱; | 1、及时公布拟招标项目计划。 | 1、准备项目的年度、季度和月度招标计划; | 1、了解相关工程项目及价格信息、了解产品的主要供应商以及合作单位情况; | |
2、准备不充分,导致招标流于形式,不能控制成本。 | 2、组建相应的评标委员会,明确其职责。 | 2、月度招标计划中明确各个招标项目名称、公告发布时间、报名起止时间、考察时间、开标时间等。 | 2、月度招标计划公布阶段,及时了解价格变动情况。 | |||
2 | 招标公告发布阶段 | 1、未充分释放招标信息,导致暗箱操作; | 1、提前公布招标信息; | 1、至少应在招标公告的报名截止日5个工作日之前发布; | 1、审查招标公告的渠道及时间是否妥当; | 建议在招标公告和文件的明显位置增加:本公司欢迎贵单位参加投标,我们保证整个招标(议标)过程公开、公平、公正。如在此过程中遇到我方工作人员的不公平待遇,请向我公司内审部反馈。联系人:×××,联系电话:××××。 |
2、发布渠道及时间公告不恰当,导致报名单位受限。 | 2、在合适的平台发布。 | 2、选择合适的发布平台,外部代理、政府平台、公司网站或电话邀标等。 | 2、引入外部监督机制。 | |||
3 | 招标报名阶段 | 1、报名单位信息反映不充分。 | 1、报名接待人员全部受理并予以详细登记。 | 1、报名接待人员一般公布不少于2人; | 1、检查报名单位登记表,采取电话回访方式确认登记情况; | 业务部门需设计《报名登记表》,纸质版存档。电子邮件沟通。 |
2、报名接待人员如实登记报名情况。 | 2、接受外部单位独立举报。 | |||||
4 | 招标文件编制阶段 | 1、招标文件不符合国家规定以及公司制度要求; | 1、严格依据建筑行业标准编制招标文件; | 1、结合公司业务需要,拟订具体项目的招标文件; | 1、依据公司制度审核评标标准是否明确,评分标准是否清晰和易于操作; | 对于一些金额重大的工程项目,建议编制标底。 |
2、评标标准不明确、报价基础不统一、后备方案不明确。 | 2、拟订招标失败的备选方案。 | 2、拟订备选方案并在公司范围内相关部门内会签通过。 | 2、是否有招标失败和废标的标准; | |||
3、审核报价基础是否明确一致; | ||||||
4、标底的作用是否明确。 | ||||||
5 | 资格预审及考察阶段 | 1、将合格单位通过资格预审环节排除在外; | 1、拟订具体的考察标准以及要求; | 1、根据相应项目的要求,决定是否考察。如果考察,拟订具体的考察要求,考察后要有签字及考察报告; | 1、审核考察方案的可行性以及考察报告的完整性、及时性、准确性; | |
2、考察方案不明确,不能形成有效的考察结论。 | 2、明确评标委员会组成,共同办公。 | 2、资格预审时,需相关部门共同办公。 | 2、参与资格预审的过程。 | |||
6 | 开标评标阶段 | 1、开标要求不明确,误拒合格单位参与开标; | 1、明确开标的时间、地点和参与人员以及规则; | 1、及时通知投标单位、相关评委、确定评标地点和时间等; | 1、接收开标前的相关资料,以电话或现场访谈形式了解通知情况; | 1、在开标过程中,要求单独介绍内审参与人员,以示公正。 2、在评标过程中,任何评委或人员不得有引导性或倾向性言论影响其他评委的独立性。一经发现,取消其评委资格。 |
2、废标标准不清晰,现场核对不严格; | 2、详细记录评标过程,形成档案。 | 2、介绍评委及对方投标人员以及评标要求; | 2、直接参与开标过程; | |||
3、个别评委误导性陈述或相关言论; | 4、个别评委误导性陈述或相关言论; | 5、个别评委误导性陈述或相关言论; | 6、个别评委误导性陈述或相关言论; | |||
4、开标过程无书面记录; | 4、关注开标评标后的情况,了解是否有低价中标、变更签证频繁等现象发生; | |||||
5、开标过程不可控,出现议而不决现象。 | 5、形成招投标过程的纪要并存档。 |
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【阅洲研究12】企业采购招标:典型内控缺陷、管理实质及质量要求
(未完待续……)
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