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透过信息架构 看各大笔记软件

潦草学者 不苟活日记 2023-01-07
收录于合集 #自我管理 13个
在<如何搭建知识库>中，我将知识库的结构分为了「树状结构」和「网络结构」两种。

树状结构是自上而下的，网络结构是自下而上的。

但知识还有多少种结构呢？为什么是这两种？
知识本质上是信息的一种，想了解知识的结构，也可以类比信息的结构。一直以来我回答不好这个问题，

日复一日，在日常使用知识库和产品经理的工作中，无论是对知识库中的每一张知识卡片进行整理，还是在工作中经常需要查看数据库的数据结构，都将我指向一个词「信息架构」
于是，我想起了那本经典的的“北极熊”之书 —— 《信息架构 超越 Web 设计》
并且，我在这本三年前读过的书里，找到了现在的我想要的答案。

信息结构

在《信息架构》这本书中，将信息分为了以下三种结构
组织系统：组织结构可以分为互补的三种结构

  • 层级结构

  • 以数据库为导向的模式

  • 超文本

信息结构会定义用户浏览的主要方式。适用于信息架构的主要组织结构包括层级结构 、以数据库为导向的模式和超文本，每种组织结构都有其优缺点。在某些情况下，只使用一 种是合理的。但在很多情况下，需要以互补的方式使用这 3 种组织 结构。—— 《信息架构》第六章

看到这三个结构，我恍然大悟，觉得非常了不起。
简单的三种结构，几乎可以用来解释现在所有的笔记软件。
下面我将介绍每一种结构在知识库软件中的运用。结合我日常的使用经历，也给出一些建议。
（注：目前市面上可以作为知识库的软件有很多。我只选取我有使用过的软件作为本次功能的介绍。也就是 Notion、Obsidian、Logseq、wolai…）
信息结构会定义用户浏览的主要方式。适用于信息架构的主要组织结构包括层级结构 、以数据库为导向的模式和超文本， 每种组织结构都有其 优缺点。

一、层级结构

层级结构，即是上一层级包括下一层级的结构。
层级结构的优势和劣势都很明显。优势是其层次清晰，劣势是维护成本高。
层级结构的广度和深度均不宜太多。受限于人类的认知能力，太深或太广的层次都会让人难以理解。
对应到各个笔记软件中，层级结构是各个页面之间的层级。
这是笔记软件最基础的功能，从印象笔记开始，就有「笔记本组-笔记本-笔记」的三层级结构，新生代笔记软件 Notion、wolai 等已经支持页面层级可以无限嵌套，可以无限地在页面中嵌套页面。
当然在在知识库中，我建议尽量少使用层级结构。避免在知识库中寻找知识时，陷入思考的其存放的位置，而非知识本身的谬误。

二、数据库模式

数据库模式对于非计算机编程专业出身的朋友或许会有些晦涩。
需要的同学，可以阅读这篇《简明数据库史》，了解数据库的基础知识。
链接：https://daimajia.com/2021/01/04/database-history
或者简单地说

  • 数据库中存储了一条又一条数据

  • 每一个数据上，都带有若干的元数据（数据的数据）

  • 元数据可以形容数据的很多属性，例如数量、字符串、布尔值等等

理解了上面这些概念以后，如果你使用过 Notion，你可以把 Notion 的 database 功能的每一个页面，理解为一条数据。而这条数据里面，有tags，有创建时间，有文本，这些都是页面的元数据。
数据库的模式在组织同一类型的信息时非常有效，借助数据库的元数据，我们可以进行更有力的浏览、过滤和动态链接等等。
在我看来，数据库的模式，是一种优于双向连接的自上而下的结构，这也是我选择了 Notion，而非其他一众笔记软件的原因。database 对我来说真的太重要了。
我在<我如何在Notion中实践zettelkasten>中介绍过我使用 Notion 中的 database 来作为知识库。在知识库中的每一张知识卡片，都具有这些属性：标签、话题、创建时间，UID 等等。通过这些属性，我可以组合出各种视图。
在那篇文章中，我介绍了「随机漫步」「每日回顾」等视图，感兴趣的朋友可以到文章中查看。

三、超文本（双向连接）

超文本，应该是大家相对比较熟悉的功能。一般在浏览网站时，可以点击跳转到另一个网站的文字，称为超文本。
超文本对应地在笔记软件中，当然就是红极一时的「双向连接」功能
双向连接之于超文本来说，最大的创新就是支持了回溯。意味着我们可以在一个页面中，看到有哪些页面“链接”到本页面，也可以看到本页面“链接”到了哪些页面，可参考在下图的右侧边栏。
近两年流行的笔记软件 Obsidian, Roam Research, wolai, Notion等也支持了双向连接功能，不过各家实现的方案不一样，当属 Obsidianh 和 Roam Research 最好。
关于双向连接工具的介绍，在少数派中有很多作者都详细地介绍过。大家也可以在少数派中进行搜索。
上面的接入是 Obsidian 的双向连接功能。在图中我放了一点小心思，图片中由我运营的是草稿拾遗 newsletter 的发刊词，每两周一刊，目前已更新了 37 篇，专注于个人成长、自我管理、互联网商业几个命题，如果你感兴趣的话，可以点击订阅，也可以关注我的公众号「不苟活日记」
关于双向连接的使用，还有一点要补充。也来自于 《信息架构》
超文本通常不会作为主要的组织结构 。相反，它可以被用于补充层级或者数据库模型的结构。超文本可以让你在层级系统中建立条目和区域之间有用且具有创造性的关系。比较合理的做法是：先设计信息层级结构，再以超文本补充层级结构的不足之处。
这也是我想提醒大家的一点，虽然双向连接的功能，很有创新性，但是如果只使用双向链接来搭建知识库结构，恐怕会让结构变得混乱，反而会降低知识库的效率。
好像我们经常在双链笔记软件里看到的网状图（关系图谱）一样，很好看，但没有任何作用。


同时在《信息架构》中，还提供了几种系统来帮助用户更好地浏览网站

  • 标签系统：标签是信息环境中更大的信息块

  • 导航系统：导航是由几个基本元素或者子系统组成的，用于引导用户在网络中的访问的系统

  • 搜索系统：搜索，即信息检索

这些系统在知识库中，同样帮助我们更好地定位和检索信息。

标签系统

如何使用标签体系？

如何建立自己的标签体系？
标签标签的一大好处就是自由，可以作为索引，可以作为分类，可以作为任何你想要的特征。
在知识库中，使用的标签的目的，是更好地帮助你检索和归类信息，每个人都可以创建自己的标签体系。

各个软件中的标签

各个笔记软件对标签系统的理解是差异最大的。
我总结了一下，可以区分为以下几个类型。

01 把#文本作为标签

第一种标签，也就是我们最为常见的，将带有“#”的文本作为标签。推特、微博、微信都用了这样的方案。
在笔记软件中，这类方法代表的产品是 flomo。
在文本标签的基础上，flomo 也支持了嵌套的标签。例如，我在笔记中输入了 “产品/用户调研”，flomo 会自动将“产品”识别为一级标签，将“用户调研”识别为“产品”下的二级标签。

02 把双向连接作为标签

以 logseq/roam research 为例，他们都提供了全局标签的功能。
之所以说是全局，是指所有的文档都可以添加标签。并且会为标签生成一个单独的页面，用户可以看到这个标签下的所有内容，也可以在页面中进行说明。
也就是说，标签的效果，实际上和使用双向连接是相同的。

03 把数据库作为标签

在 Notion 中，并没有提供原生的全局标签功能。
想要在 Notion 中实现标签效果，有两种方案。
一种是利用 database 的 muti-select 属性，可以为 database 内的内容创造标签。这种方法的好处是美观，方便检索，但坏处是标签并不是全局的，仅局限于当前的 database。
第二种方法，则单独创建一个名为标签 database ，在其中添加标签项目。然后在另一个 database 中，使用 relation 的页面属性，将两个数据库的项目链接起来。
通过这种变向的方式实现的全局标签，维护起来比较麻烦，卡顿。但面前可以实现和其他双向链接一样的效果，在标签页中看该标签下的笔记。

标签使用 tips

日常在知识库中使用标签，我觉得在搭建标签体系时，仍需要注意以下这些点：

  • 尽量避免使用过多的标签，定期 review 并简化你的标签体系

  • 避免在正文中使用标签，这会使得可读性大大降低，双向连接同样如此。

  • 标签的命名应该尽量简短且准确，例如我的标签体系里有一个“教育”，到底是教育体系，还是k12教育，这会造成歧义，导致同一个标签下出现不同类型的内容。

  • 尽量少使用嵌套标签，嵌套标签使标签变得复杂



导航系统

如书中所言，导航系统主要是为了优化用户在网站中的浏览路径。
但在知识库中，知识库的目的并不是为了浏览，而是使用。所以其实知识库对导航的要求是比较低的。
但仍有比较多的用户习惯在笔记软件中，创建一个 Dashboard 页面来作为启动页，通过启动页导航到各个页面中。我一般习惯于使用侧边栏来完成导航的工作。所以在此便不再展开，只推荐几位博主的 Dashboard 供大家参考。

01  The sweet set up 的 Obsidian Dashboard

链接：https://thesweetsetup.com/creating-obsidian-dashboard/

02 happy xiao 的 Notion  Dashboard

「Notion」新手向！从零开始快速搭建自己的小家 (工作区)
链接：https://www.bilibili.com/video/BV1Zb411H7xC/

03 Augest Bradley 的 PPV 生活管理系统

这是 Youtube 博主 Augest Bradley 设计的一套基于 Notion 的“生活管理系统”，即是一套指导生活的系统。
Bradley 将系统分为 Pillars - Pipelines - Vaults 三部分

  • Pillars 是那些在生命中会长期关注的主题，例如事业、亲密关系、家庭等等。每个主题下，还可以有一些短期的要实现的目标，也可以拆分成若干细分领域。

  • Pielines 是在这些主题下，你做的行为、习惯、取得的结果等等，同时他还强调了  Cycles， 或者说 Review 在行为中的重要性。要时常回顾。

  • Vaults 是支持这些主题的知识和信息，包括你关注的信息源，信息工具，知识库等。

Bradley 用 Pillars 来对 Pipelines 和 Vaults 进行切分，所有的资源和行动都可以归属到主题下。Bradley 用这套系统来进行自己每天的日程管理和知识管理。确保自己每天做的事情，读的内容都在支持自己的长期目标。
链接：https://www.youtube.com/watch?v=mEb_NFetcwU&ab_channel=AugustBradley-LifeDesign

搜索系统

在<如何搭建知识库>中，我们已经说过，记忆并不是大脑的强项，思考才是，所以我们需要知识库辅助我们完成记忆的工作。
而「搜索系统」就像是我们在进行回忆。
不同于在  Google 这样的搜索引擎中搜索，在知识库中的搜索是在进行存量搜索，通常搜索到的内容不再需要经过处理，而是可以直接使用。
在进行回忆时，我们会想到与知识相关的一些信息点，或是其关联的信息。同样的，在知识库中搜索，我们会进行关键词匹配。所以，在知识库中记录笔记时，为了让笔记更加容易被检索到，可以给笔记添加更多的标签和记忆点，以便检索。
我目前没有深度使用过所有的笔记软件，恐怕无法对各个软件的搜索功能做出测评。就我日常使用 Notion 的体验来说，搜索功能是足够使用的，可以帮助我很好地找到想要的内容。
但是目前搜索功能已经有一个暂时无解的痛点，即是很可能我们想要寻找的信息是散落在各个应用中的，就好像当我要搜索一篇文章的时候，我要先到 Notion 中搜索，又到 Cubox 中搜索，但最后又在 Inoreader 中才找到这篇文章。连续地的不同的应用之间跳转，十分麻烦。
目前这个问题似乎无法得到很好地解决。

案例：分析 Tana 的信息架构

说完了所有的信息架构，不然就用这个视角来分析一下最近很火的一款新产品—— Tana。

01 没有页面，只有节点

在 Tana 中，没有页面的概念，每一个节点都是 note，每一个 note 都在一个层级关系中。
但这样的层级关系，可能会有一些问题

  1. 太深层次的层级结构，会让人难以理解和定位，同时甚至可能对太深的层级感到困惑

  2. 每一个节点都是 note，在进行搜索时，可能会导致出现大量的干扰信息，影响搜索的准确度


02 双向连接

同样的，在 Tana 中，也可以使用双向链接功能，将两个 note 链接起来，但不同的是，你只能像在 notion 中一样，使用「@」来发起链接，而无法使用双括号「[[ 」。
这也对应着我们说的超文本的结构。


如果只看上面两个功能，那么 Tana 和 Workflowy、roam research 可能差别不大。
但接下来要介绍的功能，就是 Tana 的创新之处 —— super Tag

03 将标签作为数据库 —— super tag

Tana 把所有带有 super Tag 的 note，都当作数据库中的一条数据。
将带有同名 super tags 的 note 聚合到一个数据库中。这样无论节点的位置在何处，都可以在数据库的视图中看到这条数据。这就好像是把 Notion 的 database 功能，加到了 roam research 里，非常神奇。
像图片一样，视频作者在笔记中添加了 8 个 note，并给他们添加 super tag #resturant，并设置属性。如此一来，就可以在 #resturant 的数据库中查看这些 note，还将可以转化为列表、表格或是卡片视图，可以进行筛选，排序，就像 Notion 中的 database 一样。
从信息架构的角度来分析，Tana 将数据库模式和标签结合起来，将这两种数据结构带进了笔记软件，我称之为「把#标签作为数据库」，非常神奇。
以上截图均来源于视频：https://www.youtube.com/watch?v=aXZ48CrA-So&ab_channel=ShuOmi

我不知道 Tana 会不会成为下一代的 super app。但至少觉得很有意思，这种信息结构的创新，是我未曾想到的。所以当我看到 super tag 这样的创新时，还是会感到惊叹不已。
目前，Tana 正处于内测阶段，想要尽快体验 Tana ，可以在 Tana官网 中排队并填写问卷。目前我已经在队列中，等拿到内测权限，也会第一时间和你分享我的使用体验。
Tana 官网：https://tana.inc/

结语

封控在家，想起这个曾经触动我的内容，并尝试将他写成一篇文章。写得有些仓促，希望这个视角能够帮助你在选择笔记软件时，提供一个新的视角。
欢迎关注我，一起学习，一起进步。

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