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自我管理系统实践

潦草学者 潦草学者 2024-01-29
这是我在 2022 年 2 月份写的文章。当时觉得写的不够好，便没有发布出来。
现在来看文章中的方法，并不一定是最好的了。

我的本科专业是管理学，毕业后没有走管理的职业路线，却对自我管理产生了浓厚的兴趣，几乎读过和自我管理、和效率相关的所有书籍和文章。从《搞定III》到《高效能人士的7个习惯》，从《卡片笔记法》到《OKR工作法》
这些自我管理的方法，如何影响我们的生活呢？
我想以自己为例，聊聊我的自我管理实践。

我的效率生活依托于一个生活管理系统。
我即是这个系统的设计师，工程师，也是唯一的使用者。

我将我的自我管理系统，分为以下几个模块：
一、目标管理系统
二、时间管理系统
三、精力管理系统
四、知识管理系统
五、财富管理系统（施工中）


如果完整地描述这个生活管理系统，每一个系统恐怕都要写上好几篇长文。在这篇文章中，我会着重描写系统的框架，并着重描写实践的部分。如果对系统感兴趣，，可以关注我，阅读历史和即将发布的文章。


一、目标管理系统

每当新的一年来到，很多人会写下自己的年度目标。目标代表着我们想成为怎样的人，我们需要目标来指引方向，向着这个方向前进。但很可惜的是，很多人的年度目标，最终都会成为一个愿景，一个愿望，往往没有实现。
目标管理系统的意义，也正是帮助自己更好地设定目标，实现目标。

01 清醒的内观

在开始目标的管理之前，我觉得非常重要的是弄清楚，我是谁？什么才是自己真正想要的？如何更好地认识自己呢？
要回答这些问题，别无他法，只能通过深度观察自己。才能明白自己真正爱过的是什么？什么东西让自己充满热情？什么东西让自己有使命感？
除非从繁忙的生活中抽出时间反思自我，不然你永远不知道什么才能让自己达到真正满足的状态。我将这个反思的过程称为「清醒的内观」。

反思的方法有很多，如日常对情绪的记录，定期的复盘等等。在《草稿拾遗 008期 清醒的内观》 中，我介绍了「人生审计」、「MPS模式」、「人生的重新梳理」等方法。
而我自己使用得最多的、也是最简单的方法是——写日记。
我会在日记里写下今天发生了什么事情？我的感受是怎样的？我读了哪些文章？有没有运动等等。
在写完日记，描述完一天发生的事情后，我会

  • 把值得感恩的开心的事马克成黄色

  • 把不开心的负面的事马克成灰色

如此，久而久之，也就知道自己为何开心，为何不开心。
除了日记外，我在每个周末，每个月底，还会对生活进行复盘。

02 规避目标的弊端

目标虽然可以指导我们的生活，但也要记住目标是有缺点的：

  1. 过分关注目标，让人难以识别途中的机会

  2. 实现目标后，会让人感到空虚

  3. 设定时间太长的目标，往往已不再适应当下。

  4. 太远大的目标，会让你充满压力；

这些缺点，很多可以通过的一些方法来规避

  • 关注系统，而不是目标本身，不要太在意与目标之间的差值，而是关注可选项，关注自己当下能做什么。

  • 我认为目标的时间期限不宜过长，年度目标正是因为如此，所以往往无法实现。且在目标实现的过程中，应该不断地修正目标。

  • 目标不宜通过宏大，而是应该具体、细化、最好可以量化，否则很容易让自己感到压力，陷入拖延的状况。


03 OKR工作法

OKR工作法本是企业经营管理过程中的一种战略落地工具，其作用是组织内部的目标统一，激发员工的自驱力，识别管理者的短板，倒逼管理者的成长等等。
在个人生活中实践，OKR工作法也可以帮助个人

  • 明确目标，不迷失方向

  • 识别到自己的长板短板，更好地制定目标

1 - 我的OKR实践

我将我的生活分为了「生活」、「输入」和「输出」三个项目

  • 每一个项目，我都会制定 3-5 个 Object

  • 每一个 Object，也会制定 1-3 个 Key Result

例如，我有一个 「输入」的 Object 是

  • O：营销相关知识的学习

    • KR1：学科基础：读完《营销管理》

    • KR2：应用类书籍：《定位》/《好战略、坏战略》/《引爆流行》

    • KR3：读营销相关的文章

为了完成这些 KR ，我就不得不将读书这个事项，安排到我的日程表中。而日程表的施行，则是依赖「时间管理系统」来完成。

在目标的完成过程中
每到月底，我会检查各个 OKR 的进度。判断自己能否完成目标（通常目标是会定得比较高的），然后根据实施情况来调整目标。
最终季度结束后，进行一次大的复盘，检查 OKR 的完成情况，制定下一个季度的 OKR、并且会对目标本身进行复盘，目标的设定是否合理，是否超出了自己的能力。如此复盘也是对自己能力的了解。


二、时间管理系统

我们的欲望是无限的，但是时间和精力是如此有限，因此我们只能把有限的时间就和精力，花在最重要的事情上。这是时间管理的基本原理。在《高效能人士的七个习惯》中是「要事第一」，在《搞定III》中是有名的四象限法。
时间管理系统的意义，保证事情能够完成。时间管理的方法和流派有很多。我使用的时间管理方法是GTD(Geting Things Done)，今年已是第7年。过去两年，分别写过两篇文章来介绍我的时间管理方法。《时间管理大师》和《自洽的时间管理》

01 Geting Things Done

在我看来，GTD时间管理的要点有以下：

  1. 具体地写下要做的事项，避免遗忘，避免浪费脑力在记住待办事项上。

  2. 按照是否重要和是否紧急的象限来划分事项，优先完成重要紧急的事项，注意别错过那些重要不紧急的事项，考虑外包不重要但紧急的事项，暂时舍弃不重要不紧急的事项。

  3. 将事项安排到你的日程表上，逐一专注地完成事项。

  4. 阶段性地复盘目标的完成情况，事项安排是否超过了自己的能力，自律水平能否达到自己的预期；


02 习惯的力量

另外一个常常被低估的方法，是持续地做某件事，也就是习惯。
习惯的第一个好处是复利。James Clear 在《掌控习惯》一书中说“习惯是自我提高的复利”，就好像金钱的福利一样，习惯的效果，起初是不明显的，但持续地，重复地做一件事，过了一年、两年、十年，习惯的价值之巨大，轻松地得以体现了。
当然，好的习惯有复利，坏的习惯也有。应该及时修正坏的习惯，而多养成好的习惯。
习惯的第二个好处，如KK所说，习惯的意义在于每次做某件事之前免于自我博弈。如学习这样反人性的事情，身体总是下意识地说不，但养成习惯后就可以减少阻力。
除此之外，习惯还是一种解决问题的思路，许多问题，许多矛盾，不是当下即刻可以解决的，而是需要长期的积累。例如我在工作中想要提高自己交互设计的能力，在生活中想要提高自己的英语能力，这些并不是马上学习即可见效的，而是需要长期的积累，就适合设定并养成一个习惯，每天背单词，做英语阅读，看优秀的交互设计案例等来提高。
持续地做一件事，意义自然浮现。

03 根据状态来选择事项

在过去的2021年，我觉得我在自我管理上的最大的进步，就是悟到了系统都是根据不同的需求来设计的，同样地在自我管理中，我们也可以根据自己的状态来选择不同的事项。
在不同的时间，不同的场景，我们处理事项的能力肯定也是不同的。
例如，

  • 在工作日早晨挤公交的通勤时间，我会在通勤时间选择听听播客，或者看一些信息密度较低的文章，而在周末安静地坐在书房的电脑前的时间，自己一整个下午坐在电脑前，便适合做创造性地工作，写写文章之类的，或者阅读比较系统，信息量大的书籍。

  • 在内容的选择上也是如此，有时感到大脑很疲惫，不再能做更多的信息处理，我就会选择听歌，或者听一些生活类的播客，而在大脑思维力充沛时，可能更多地会选择商业类，效率类的播客。


04 工具：滴答清单

我使用的时间管理工具是滴答清单，已经用了6年。
所有做时间管理的工具，功能差异不大，都会有清单，日程表等等功能。但滴答清单的使用感受是：摩擦力特别小

  1. 快速记录事项

    滴答清单会根据你输出的文本进行语义识别，例如添加事项时输入“每周六晚上看一部电影，他便会自动识别为一个重复提醒的事项。还可以在输入框中通过“ ~ ”符号来设定事项所属的清单，“ ! 来设定优先级，“ * ”来快速设定时间。

    同样的，长按添加按钮说话，可以直接使用语音添加事项。搭配各种系统的小组件，甚至可以直接在桌面添加事项（Android系统）

  2. 提醒，而不是事后记录

    前段时间有一篇文章在非常火，是某位投资人 Marc Andreessen 分享的自己一周的使用情况，将每天几乎都安排得满满，各种各样的色块填满了一周。

    但在我看来，非常不建议去做这样用时间快填满时间。

    一是因为变化总比想象中多，我们不可能完全按照自己的计划行事，而一旦等到事后再去记录自己用时，是多此一举，增大了使用工具的摩擦力。

    二是你不可能完美地利用好每一分每一秒，用时间快填满时间快，这往往导致焦虑和愧疚的情绪。

    时间块就像是时间管理的一个虚荣指标，非常不提倡。

    时间管理工具的作用，应该更注重提醒，例如到时间做某件事时准时提醒我去做。或是空闲却不知道做什么事，打开清单，可以看到很多待办事项。

  3. 多种过滤器和视图满足需求

    当我想看今天的todolist时，我会查看【今天】视图；在我的桌面，有我自定义的【四象限视图】；想查看最近一段时间的事项安排时，可以查看【日历】视图，还可以通过拖动来快速调整事项时间。

    此外，过滤器功能，基本满足所有筛选条件，让你按照自己的需求创造智能清单。例如我就自定义了【有生之年】、【事项】、【生活】、【工作】等几个智能清单。

  • 有生之年：想做但条件不允许，暂未安排时间的事项。这很像GTD一书中定义的INBOX，可以定期检查，将能做的事加入到日程表中。

  • 事项：非定期执行的事项

  • 生活和工作：将工作和生活的事项区分开。


三、精力管理系统

有些人的观点是，时间管理的本质是精力管理。
时间管理和精力管理，确实是有非常多耦合的内容。为了将他们区分开，我对时间管理系统的定义，更偏向对时间的使用。而精力管理系统，则是更注重在个人状态上。

01 睡眠

王兴在一条饭否中说，自我管理应该是从输入开始，而不是输出。
自我管理应该从时间管理开始。时间管理应该从起床时间开始管。管理应该多关注输入而不是输出。所以，真正的关键不是几点起床，而是几点上床。只要能坚持睡，早起就容易多了。相反，很晚睡却想很早起，自然是需要痛苦挣扎，而且不长久不健康的。—— via 王兴
保证足够的睡眠，就是自我管理的输入，只有保证充足的睡眠，才能够有足够的精力，保持一个持续的状态。
当然，早睡早起和晚睡晚起，虽然都拥有充足的睡眠时间，但早睡早起有诸多好处，至少会让头发掉的少一些。从去年开始，我努力让自己的作息时间从1点半提到了11点半，夜宵吃得少了，早上在上班前多出2小时的时间可以阅读，我自己的感受是，虽然一开始调整生物钟非常困难，但养成习惯以后，身体状态和生活的状态会好很多。

02 冥想

除了睡眠外，另外一种休息方式是冥想。这里说的冥想，是指广义上的冥想。在我看来，打坐是冥想，散步是冥想，健身是冥想，发呆也是冥想。总之你需要一个时间啥事也不干，让你的大脑清理缓存垃圾。让大脑得到充分的休息，这个身体累了就要睡觉是一个道理。
另外需要强调的是，休闲娱乐并不是休息，这个道理很简单，但却有很多人不懂。虽然刷社交媒体可以获得大脑的“奖赏”，但是大脑并没有获得休息，反而处理这些图像耗费了大量的精力。
让大脑放松的另外一个好处是会有更多灵感，灵感总是只是现在大脑充分松弛的时候，我每天下班都会到公司附近的河边散步，观察路人，有一个人总会倒着走路散步，还有几个老头儿，只要不下雨，就会来河边钓鱼，但是我从来没有见过鱼上钩。总之，在散步时，大脑充分放松，得到了休息的同时，经常会有灵感迸发，想清楚了很多之前没想通的问题。

02 专注

在行为时保持专注，是提高效率的关键。

1 - 番茄工作法

现在提这个名词，似乎有些老生常谈了。简单地说，番茄钟是一种间歇专注的工作方法，一般以25分钟的工作时间和5分钟的休息时间为一个周期，每个周期称为一个番茄钟。
当然每个人都可以根据自己的状态和专注能力来调整番茄钟的时长。
番茄钟一般在需要较长时间专注的事项时使用，有助于我们拆解复杂困难的事项，分阶段突破。当然如果我们要处理比较琐碎，需要不断变换环境的事项，便不适合使用番茄工作法。

2 - 不要迷恋多线程

每次专注于一件事，效率总是最高的。当我们自以为自己可以掌握同时处理多件事情的能力时，往往只是欺骗自己的大脑。
《这才是心理学》（How to Think Straight About Psychology）中的一段话：
人们经常听到这样的说法：千禧一代由于成长于充满科技产品的环境，因此具有同时处理多个任务的能力。这一世俗信念是错误的。千禧一代并不比其他人更擅长同时处理多个任务，因为研究表明，几乎所有人在多任务处理时表现都不佳。

3 - 进入心流

保持高效的另一个方式，是进入一种称之为“心流”的状态。
心流是心理学家米哈里在《心流：最有体验心理学》一书中提出的概念，心流状态要求工作难度和自己的处理能力处于相对平衡的位置，如果有较大的的偏差，往往会出现焦虑或无聊的情绪。
这样的思路，常常被用在游戏设计中，同样地，我们在处理事项时，也可以设定与自己事项处理能力相匹配的事项，以便更好地进入心流状态。对于简单的事情，我们可以花几分钟马上处理掉。对于复杂的任务，可以拆解为与实现处理能力的匹配的事项，逐一攻破。


四、知识管理系统

做一个终身学习者，知识管理系统的意义是给学习提效。
我的知识管理系统分为七步。

  • 信息源：找到价值更高的信息源，避免追逐热点

  • 信息收集：将信息的发现和阅读分离开，先将信息暂存，再进行处理；

  • 处理信息：主题式阅读、划线&批注；

  • 临时笔记：阅读时记录自己的想法，迸发灵感时随时记录；

  • 笔记系统：目前我有分别针对碎片化和系统化的两套笔记系统，使用 zettelkasten 来存储碎片化的笔记，大纲笔记来存储系统化的知识。

  • 复习回顾：使用cubox、flomo、Notion database 的回顾功能来复习回顾

  • 表达创作：在公众号、少数派和 Newsletter 等持续输出内容

我在《我的阅读工作流》这篇文章中对知识管理系统进行了详细的介绍，也在这两篇文章中分别详细阐述了什么是 Zettelkasten，及我如何在Notion中实践 Zettelkasten 笔记系统。
在这里也再挖下一个坑，关于如何找到更优质的信息源，最近也有很多想法，隐约觉得应该写一篇文章分享。如果你感兴趣的话，可以关注我的公众号/少数派账号，不错过更新。

五、财富管理系统

人生是追求健康、幸福、财富的过程。财富管理系统，也是人生的必修课之一。
目前我也仍在不断学习中，但由于目前阶段我的收入比较单一，投资的子弹、方式和精力都有限，尚未能形成一个系统。等到我学习的更多投资相关的知识，再与大家一起探讨、分享。


六、自我的更新日志

自我管理系统的最后一个理念，是 Build in Public，顾名思义，是在公众环境下成长。
分享自己的成长经历，思考和所得，可以遇到更多的同路人，也能够收到更多的反馈，帮助自己更快速地成长。
目前我正是如此做，在我的公众号@不苟活日记 中/在少数派，我会创作一些文章。在我的 Newsletter，我会分享在日常生活中的思考，以及读到的优质的内容。朋友，欢迎你和我共同前行，收下这封 Newsletter: 草稿拾遗 。


七、结语

在过去的2021年，我觉得我在自我管理上的最大的进步，就是悟到了系统都是根据不同的需求来设计的，于是根据自己的生活习惯、人生目标、兴趣爱好等设计了自己的自我管理系统。
自我管理系统的意义也绝不是将自己的时间和精力榨干，而是适应自己的状态，喜好和节奏，在该专注时专注，该放松时放松，保持在一种良好的生活状态中。
我很欣赏的一种生活状态，是松弛的高效能，集中但又保持松弛，行动迅速但不焦虑的状态。在每一项体育运动中，运动员都会追求这种状态，注意力集中，但不紧张（紧张往往会导致动作变形，发力不足）。遇到这种好状态，体育解说员会形容运动员手感好，打得很放松。
文章写下的是我在生活中的自我管理实践，希望能够对读者产生一点启发，也希望每个人都可以设计自己的生活管理系统，愿我们所有人的生活，都可以保持良好的生活状态。

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